8+1 consigli per scrivere email efficaci sul lavoro

Come comunicare in modo chiaro e preciso

Viola Micai

Condividi Newsletter

Lavorare in un’agenzia di marketing e comunicazione è divertentissimo: ogni giorno affronti progetti diversi, scopri mille novità di settore e sei a contatto con persone e realtà varie. Questo però rischia anche di portare confusione e incomprensioni, come per tutti i lavori che si basano sulla collaborazione con altre persone.

Diventa fondamentale trovare un modo per comunicare in modo chiaro, preciso e umano, assicurandosi di non perdere alcuna informazione. 

Qual è la soluzione? La risposta non è univoca, ma ho imparato che scrivere email efficaci permette di ottimizzare le attività e di lavorare con maggiore fluidità.

Quali sono i vantaggi di scrivere email chiare e precise?

Nel dettaglio, scrivere email chiare e precise comporta 3 vantaggi principali:

1. Più tempo per altre attività. Spesso uno dei motivi che ci porta a scrivere in modo frettoloso e poco curato è che “non abbiamo tempo”, perché abbiamo mille pensieri per la testa e mille clienti o colleghi che ci scrivono con estrema urgenza. Il problema è che se non scriviamo in modo preciso saranno necessari chiarimenti, chiamate, messaggi e tanti altri passaggi che richiederanno il doppio del tempo e ci toglieranno energie. Se invece siamo chiari fin dalla prima mail potremo usare il tempo e le risorse risparmiati per seguire altre attività chiave. 

2. Lavori più rapidi e precisi. Dare indicazioni in modo chiaro evita tutte quelle incomprensioni che portano a lavori imprecisi, sbrigativi, svolti con poca attenzione. D’altronde, se la nostra richiesta non è chiara, gli altri avranno difficoltà nel realizzarla in modo impeccabile. Scrivere con efficacia significa anche dare tutte le informazioni necessarie affinché l’essenza di un lavoro rispecchi quella desiderata. Ma per fare ciò, devi comunicare con precisione e trasparenza.

3. Persone più felici. Un lavoro svolto con ordine e organizzazione, riduce lo stress e le frustrazioni. Sia i tuoi clienti sia i tuoi collaboratori saranno più soddisfatti se la comunicazione scritta sarà precisa ed efficace. 

Cosa intendiamo con email efficaci.

Ma cosa significa scrivere email efficaci? Si tratta di un termine generico, che spesso vuol dire tutto e niente. Nel nostro caso, significa comunicare con precisione e chiarezza, trasmettendo tutte le informazioni chiave, in un linguaggio che sia ottimale per la comprensione del nostro destinatario. Tutto questo deve partire da un’idea chiara di ciò che dobbiamo comunicare alla nostra controparte. 

I consigli pratici per le tue email!

Ma passiamo al cuore della questione: i 8+1 consigli (pratici) per scrivere email efficaci.

1. Scrivi un oggetto che riassuma la questione. 

Già dal primo sguardo, il tuo destinatario deve poter capire cosa tratterà il contenuto della mail. Affinché l'oggetto e il focus siano efficaci è consigliabile usare al massimo 100 caratteri, come ad esempio “Richiesta appuntamento [urgente]”, “Accettazione preventivo N…”, “Richiesta modifiche sito web”.

2. Usa nomi propri. 

Dopo il saluto iniziale, inserisci il nome proprio del destinatario: ti aiuterà a creare un rapporto più umano (considerando che si tratta di un canale distaccato e digitale). Così facendo chi sta dall'altra parte dello schermo si sentirà maggiormente coinvolto e responsabilizzato per la richiesta effettuata o per le informazioni condivise. Se è necessario inserire più destinatari, individua il referente principale e inserisci il suo nome, non importa se poi sarà qualcun altro a prendere in carico la questione. 

3. Usa lo schema della piramide rovesciata. 

Si tratta di una tecnica che favorisce la memorizzazione delle informazioni chiave da parte del destinatario. Quando hai ben chiaro cosa vuoi comunicare, strutturare lo schema della piramide rovesciata ti risulterà facilissimo. Come funziona:

• Parti dell’idea che la base di tutto è l’informazione principale: questa andrà messa in evidenza nella prima riga del testo, subito dopo i saluti. Tendenzialmente risponda alle domande chi? e che cosa?

• Di seguito potrai inserire altre informazioni rilevanti, come il dove, il quando e il come. 

• Infine possiamo approfondire con i dettagli, quegli elementi che è importante comunicare, ma che non cambiano il core theme della nostra e-mail. 

4. Dividi il testo in paragrafi.

Soprattutto quando scriviamo email lunghe, è fondamentale dividere il testo in paragrafi tematici. Questo rende il testo più leggibile e favorisce la comprensione degli elementi chiave. Nei primi momenti di incertezza puoi suddividere il testo dopo averlo scritto, in questo modo: inserisci uno spazio dopo i saluti e uno prima della firma finale. Infine separa i diversi paragrafi assicurandoti che in ognuno sia affrontato un solo focus tematico.

5. Usa grassetto, sottolineato e corsivo. 

Per evidenziare ancora di più le informazioni principali puoi utilizzare questi stili, ma con parsimonia e in modo ragionato. Vediamo alcune possibili linee guida:

• Il grassetto è utile per evidenziare le informazioni più rilevanti, come possono esserlo titoli o mini titoli. 

• Il sottolineato aiuta a rallentare la lettura del testo e lascia che l’occhio del lettore si soffermi su un concetto che altrimenti sarebbe dato per scontato. Può essere ad esempio un “non” nella frase o un dettaglio specifico rilevante per il destinatario.

• Il corsivo si può usare invece delle virgolette, per citazioni o parole in altre lingue. 

6. Usa elenchi numerati. 

Quando vogliamo riferire diverse opzioni o affrontare molteplici punti separati tra loro, risulta utile stilare un elenco numerato. Questo aiuterà sia a rallentare la lettura, sia ad affrontare con maggiore chiarezza i temi, anche in un secondo momento. 

7. Evita tecnicismi e termini burocratici. 

Non molti anni fa, usare termini tecnici e complessi era uno stratagemma per apparire i più bravi e i più importanti, con l'avvento dei social la comunicazione è sempre più rapida e immediata, termini artificiosi e di difficile comprensione sono solo motivo di fastidio. Email intricate e illeggibili, dove dobbiamo cercare metà dei termini su Google, rendono la comunicazione ostica e fastidiosa. Pensa sempre alla persona a cui stai scrivendo: userebbe quel termine in una conversazione? Se no, con quale lo sostituirebbe? Se non puoi cambiare termine, in che modo puoi facilitarne la comprensione?

8. Usa un tono umano, ma rispettoso. 

Una mail di lavoro deve sempre essere professionale, non stiamo scrivendo al compagno delle superiori. Ma professionale non significa distaccato e robotico. Cerchiamo di dare un tono umano a quello che scriviamo: serviamoci di forme di cortesia colloquiali e immaginiamo di avere davanti a noi la persona in questione. Come trasmetteresti energia e calore faccia a faccia? Bene, ora che ci hai pensato devi provare a replicarlo usando la scrittura.

9. BONUS: Taglia!

Esatto, hai letto bene. Taglia tutto ciò che è superfluo. Ci hanno fatto credere che testi lunghi e frasi complesse siano sinonimo di completezza: non è così. La semplicità spesso è il vero segreto per comunicare con efficacia. Ci saranno tanti elementi che puoi eliminare:

• Giri di parole;

• Ripetizioni;

• Concetti sovraesposti;

• Avverbi e complementi inutili;

• Frasi lunghe righe e righe. 

Riassumi e riscrivi per rendere la tua mail semplice, intuitiva e piacevole da leggere. 

Ora tocca a te!

In conclusione, cerca di scrivere un’email come vorresti ricevere tu, ma pensando al modo in cui pensa e parla il tuo interlocutore. Questi consigli non sono gli unici accorgimenti che possiamo adottare, ma sono un buon punto di partenza. Per il resto, l’unico vero segreto è allenarsi e trovare il proprio stile comunicativo, che ci rappresenti e che funzioni bene nel nostro lavoro. 

Buona ricerca!