Nove semplici regole per evitare che le tue newsletter finiscano in spam

1.Chiedi subito agli iscritti di inserire nell’elenco dei mittenti attendibili il tuo indirizzo email

Il metodo migliore per raccogliere nuovi contatti è certamente quello di fornire un modulo di iscrizione sul tuo sito web o landing page, in modo che chiunque possa iscriversi volontariamente alla tua mailing list (magari in cambio di qualche vantaggio, ad esempio un contenuto scaricabile oppure un codice sconto per il tuo e-commerce).

Ti starai chiedendo: ma cosa c’entra questo con lo spam?

La risposta è semplice, quando un contatto si iscrive alla tua mailing list lo puoi reindirizzate subito a una pagina in cui gli chiedi di confermare l’iscrizione cliccando su un pulsante di conferma, in un’email che gli hai appena inviato. Inoltre, chiedi espressamente di verificare che la suddetta email non sia finita nella cartella di spam, e nel caso di contrassegnarla come “NON spam” (puoi anche spiegare al cliente come fare, elencando le azioni da intraprendere per ognuno dei principali provider di posta).

Questa pratica, denominata anche “double opt-in”, farà in modo che le tue email non possano mai finire nella cartella di spam, in quanto invierai solo agli iscritti che hanno confermato l’iscrizione cliccando sul pulsante di conferma nell’email di verifica che gli hai inviato.

Jeenius, il nostro software di email marketing, può aiutarti a implementare questo comportamento, in quanto dispone di una funzionalità per gestire in maniera automatica il double opt-in.

2.Invia solo a chi ti ha dato il consenso

Non c’è niente di peggio che inviare una newsletter a un’e-mail senza averne l’autorizzazione. Pensa solo a cosa fai quando ricevi un’email da un mittente sconosciuto. Supponendo che l’e-mail passi anche attraverso il filtro antispam del tuo servizio di posta elettronica, la contrassegnerai come spam senza nemmeno aprirla.

Più in generale ti consigliamo di prioritizzare la qualità piuttosto che la quantità nella costruzione del tuo database di contatti. Questo in quanto l’eventuale scarsa interattività dei tuoi iscritti (aperture e clic) danneggerà la tua reputazione agli occhi dei provider di posta, rendendo le tue newsletter più pronte ad essere contrassegnate come spam.

Al fine di non incorrere in questo rischio non devi assolute acquistare online liste di contatti, in quanto non ti puoi fidare sulla qualità di quello che stai comprando. È infatti possibile che i contatti presenti in queste liste non abbiano dato il consenso, oppure che non siano genuinamente interessati ai tuoi contenuti. Molto spesso gli stessi contatti che stai acquistando sono stati venduti anche ad altre aziende. Tutte queste considerazioni faranno in modo che le tue newsletter siano viste come spam e incorrerai nel rischio che il tuo indirizzo email venga segnalato in una lista di spam pubblica.

3.Gestisci gli errori, i disiscritti e i reclami

Una metrica che viene utilizzata dai filtri antispam per catturare lo spam è guardare quante volte tenti di inviare a indirizzi email che non sono validi (email inesistente oppure piena). Tieni conto che un indirizzo email può aver bannato il tuo server, ed è bene che anche in questi casi l’email venga considerata come non più valida.

È quindi necessario che il software che utilizzi per l’invio delle newsletter tenga conto di questi aspetti e non invii più comunicazioni a tutti gli utenti inattivi.

Oltre a questo, il software di invio newsletter dovrà permettere per legge ai tuoi iscritti di disiscriversi, e anche in questo caso sarà necessario che nessuna nuova comunicazione venga a loro inviata.

Infine, alcuni indirizzi email potrebbero generare dei reclami riguardo le tue newsletter. Un reclamo, o “complaint”, viene generalmente recapitato a te attraverso il tuo ISP (Internet Service Provider) e serve a indicare che il destinatario non desidera l’email che gli hai inviato. Il tuo software di invio newsletter dovrebbe gestire quindi anche i reclami, disiscrivendo in maniera automatica gli indirizzi email che li hanno generati.

4.Rispetta le leggi antispam

Il CAN-SPAM Act è la legge statunitense che stabilisce le regole per l’email marketing, stabilisce quindi i requisiti per i messaggi commerciali, dà ai destinatari il diritto di ricevere più comunicazioni e prevede sanzioni severe in caso di violazioni.

Secondo questa legge un messaggio viene considerato come spam se:

Viene inviato senza il permesso del destinatario Viene inviato senza includere un modo per i destinatari di disiscriversi Viene inviato senza includere un indirizzo postale (preferibilmente nel footer dell’email) Contiene un oggetto ingannevole

A livello europeo, la normativa GDPR definisce a grandi linee gli stessi principi, più nel dettaglio la normativa tra i principi di protezione dei dati elenca “liceità, correttezza e trasparenza”.

5.Controlla di non essere in una blacklist

Una blacklist è una lista pubblica di indirizzi email che possono essere considerati inaccettabili o inaffidabili, e che dovrebbero quindi essere esclusi o evitati. Esistono diverse liste pubbliche ben conosciute ed è importante verificare che il tuo indirizzo email (o indirizzo IP) non sia finito in una di queste liste; come spiegato in precedenza chiunque potrebbe segnalare il tuo indirizzo email. Per far ciò ti consiglio di utilizzare il seguente tool gratuito: MxToolbox.

Nel caso ti trovassi in una di queste liste dovresti interrompere immediatamente ogni invio di newsletter e richiedere la rimozione del tuo indirizzo email o IP dalle liste in cui sei stato segnalato (seguendo la procedura indicata nel sito web della lista di riferimento).

6.Presta attenzione alle parole utilizzate nell’oggetto

Mentre in passato esistevano elenchi specifici di parole “spammose” da evitare nell’email marketing, i filtri antispam sono diventati oggi molto più sofisticati. Pertanto, invece di concentrarsi su parole specifiche da evitare, è meglio pensare in modo più ampio e assicurarsi di non scrivere frasi nell’oggetto che possano sembrare spam.

Possiamo comunque consigliare di evitare le seguenti pratiche:

• Scrivere tutto in maiuscolo
• Utilizzare troppa punteggiatura (ad esempio punti esclamativi)
• Utilizzare simboli di valute o troppi numeri
• Scrivere qualcosa di ingannevole o comunque non corrispondente ai contenuti del messaggio

Questo significa che non dovresti mai inviare email con oggetti che contengono sconti o offerte? Certo che no, ma dovresti prestare molta attenzione a questo tipo di frasi nell’oggetto.

7.Verifica il contenuto della tua newsletter

Come per l’oggetto anche il contenuto della tua newsletter verrà analizzato dai filtri antispam, e anche in questo caso possiamo consigliare alcune pratiche:

• Utilizzare poche immagini e contenuti grafici, idealmente il solo logo della tua azienda come header del messaggio potrebbe essere sufficiente
• Controlla bene l’ortografia e la grammatica
• Non includere allegati
• Includi sempre le tue informazioni aziendali, specificando l’indirizzo postale della tua azienda (preferibilmente nel footer dell’email)

Per verificare la qualità del contenuto delle tue newsletter ti consigliamo il seguente tool gratuito: MailTester. Si tratta di uno strumento di controllo dello spam che ti darà un punteggio da 1 a 10 di facile comprensione per identificare il “grado di spam” della tua newsletter.

8.Invia regolarmente le tue newsletter, ma non troppo spesso

Se non scrivi regolarmente ai tuoi iscritti rischi che questi si dimentichino di te o del perché si sono iscritti alla tua lista. Se questo dovesse accadere, potrebbero disiscriversi o alla peggio contrassegnare le tue newsletter come spam.

Per evitare ciò ti consigliamo di inviare le tue newsletter ad intervalli di cadenza regolare, ad esempio ogni settimana.

Ovviamente non dovresti limitarti a inviare newsletter ai tuoi iscritti con una certa frequenza solo perché è “buona pratica” farlo, altrimenti rischi di incappare nel problema opposto prima esposto, cioè inondare i tuoi iscritti di email spazzatura.

9.Utilizza un servizio di email marketing affidabile

Per garantire che tutte le pratiche precedentemente esposte vengano applicate ti consigliamo di utilizzare un software di email marketing affidabile, che sia in grado di gestire in maniera automatica gli aspetti tecnici di gestione della tua mailing list. In questo modo potrai concentrarti solo sulla raccolta dei tuoi contatti (database building) e sui contenuti delle tue comunicazioni (content strategy).

Un buon software di email marketing sarà in grado di fornirti un indirizzo IP con reputazione ottima, in quanto adotterà misure per impedire agli spammer di utilizzare il loro servizio. Implementerà inoltre una serie di metodi di autenticazione delle newsletter lato server, per ridurre al minimo la probabilità che un’email venga contrassegnata come spam, eccone alcuni:

• SPF (Sender Policy Framework)
• DKIM (DomainKeys Identified Mail)
• DMARC (Domain-based Message Authentication, Reporting & Conformance)

Nel caso ti non abbia ancora deciso quale software utilizzare, oppure stia considerando di provare una soluzione alternativa, ti consiglio di dare un’occhiata a Jeenius, il nostro software di email marketing che implementa tutte le funzionalità descritte fino a questo momento.

Per qualsiasi domanda o consiglio non esitare a contattarmi al mio indirizzo email: gino.cappelli@nur.it.

Buon email marketing!