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L’impiegata amministrativa, ovvero la “tuttofare” nascosta (ma neanche tanto)

di Giulia Castegnaro

Come forse si capirà dal titolo, e dall’argomento di questo articolo, il mio ruolo in NUR è quello dell’impiegata amministrativa. E come cercherò di spiegare nelle prossime righe (poche, lo prometto), in realtà il mio ruolo comprende molto altro ancora. L’amministrazione è infatti una realtà varia e sfaccettata; i compiti da svolgere sono molto più di quelli che ci si aspetta, le skill (come dobbiamo chiamarle oggi) e le capacità sono in continua evoluzione, e vengono richieste tante competenze di tipo diverso, che spesso si acquisiscono con gli anni e l’esperienza.

Nella mia esperienza – in NUR, ma non solo – chi è l’impiegata amministrativa? In genere è quella persona, quel ruolo, che, si pensa, debba fare calcoli e inserire documenti su documenti in un programma per la gestione di conti, fatture, fornitori e pagamenti. In parte è vero, ma ci sono un sacco di altri adempimenti a cui sottostare.

Cerco di fare un po’ di chiarezza; soprattutto a beneficio di chi non svolge questo ruolo!

 

Calcoli e documenti: ci sono davvero

La prima impressione non sempre è sbagliata; in effetti calcoli da fare e documenti da compilare e inserire ci sono senza dubbio, inutile negarlo. Prima di tutto, infatti, bisogna occuparsi dell’emissione delle fatture e delle registrazioni in contabilità; attività magari poco considerata da chi ha un ruolo operativo, ma fondamentale per ogni azienda che deve avere sempre sotto controllo i propri conti, se li vuol far quadrare nel modo migliore.

Strettamente correlato a questo, e in secondo luogo, le mansioni dell’impiegata amministrativa riguardano anche il controllo della parte finanziaria; anche questa attività è imprescindibile per la solidità aziendale.

E poi c’è la parte “divertente” del lavoro (non me ne abbia a male chi davvero trova questa parte più o meno spassosa, ma immagino che siate in pochi), ovvero la gestione di tutti gli adempimenti che dobbiamo inviare alla Sig.ra Agenzia delle entrate, oltre che a parenti e affini – giusto per citarne qualcuno:

  • Intra
  • Esterometro
  • F24
  • Dichiarazioni
  • Cu

Tutto questo, ovviamente, avendo sempre ben presente le richieste dei titolari riguardo il budget mensile e tenendo sempre a mente, con un occhio di riguardo, la predisposizione del bilancio al 31 dicembre – che è lo scopo finale del nostro bellissimo lavoro.

Fin qui, nulla di nuovo direte voi; è esattamente ciò che immagino faccia l’amministrazione di un’azienda. Sono d’accordo con voi. Ma, spesso e volentieri, ci sono molte altre mansioni e compiti, non propriamente “amministrativi” o finanziari, che bisogna svolgere.

 

La gestione delle risorse (umane)

Oltre alla gestione della contabilità, delle finanze e degli adempimenti di un’attività, spesso chi si occupa dell’amministrazione deve occuparsi anche della parte di Risorse Umane, o quantomeno di incarichi che si trovano a metà tra queste aree di competenza. Nel mio caso, ad esempio, mi occupo anche dell’invio delle ore al consulente, per la gestione di buste paga e quant’altro, e delle pratiche di assunzione o di licenziamento.

 

Tiriamo le somme (appunto!)

Non so se sono riuscita davvero a spiegare le tante diverse competenze e mansioni che spesso chi lavora in amministrazione deve svolgere – avendo anche cura, ovviamente, di mantenere i giusti rapporti con fornitori e clienti. Alla fine dei conti, rimanendo quindi in tema, direi quindi che l’impiegata amministrativa è un mestiere “tuttofare”.

 O almeno a me piace considerarmi in questo modo, ma penso che alla fine sia la definizione giusta, perché generalmente le attività che ho elencato sopra vengono svolte contemporaneamente e altre volte sospese o messe in pausa anche da richieste più semplici, ma che comunque fanno parte del mio (nostro) ruolo.

Se anche tu, che sei arrivata (o arrivato) alla fine di questo articolo sei un’impiegata amministrativa, come me pensa a quanto raramente ti sarà successo iniziare e finire un ragionamento senza mai essere interrotta; penso sia praticamente impossibile! E forse to sarai riconosciuta in alcuni dei compiti che ho descritto – e che spesso svolgiamo tutti insieme.

È anche per questo che mi piace definirci dei “tuttofare”, perché non ci nascondiamo solo nel nostro mondo, ma aiutiamo anche chi ci sta attorno.